Avec la généralisation des outils numériques, l’enregistrement du CSE constitue un sujet courant pour les élus du personnel et notamment les secrétaires de CSE.
Mais derrière la simplicité technique, l’acte d’enregistrer une séance relève d’un traitement de données personnelles. Il se trouve donc soumis au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Pour le secrétaire du CSE qui, rappelons-le, est responsable de la rédaction du procès-verbal, comprendre ce cadre est indispensable afin d’éviter les erreurs.
Un cadre légal clair : l’enregistrement du CSE autorisé, mais encadré
En France, les articles L. 2315 ‑34 et D. 2315 ‑27 du Code du travail disposent que le CSE ou l’employeur peuvent décider d’enregistrer la réunion. Si la décision vient du CSE, l’employeur ne peut s’y opposer qu’en cas d’informations confidentielles au sens de l’article L. 2315 ‑ du Code du travail.
En revanche, les frais sont pris en charge par l’employeur lorsque c’est lui qui décide l’enregistrement du CSE.
Sur le plan juridique, l’enregistrement du CSE n’est donc pas une anomalie : c’est même un outil prévu par la loi. Mais dès qu’un micro tourne, le RGPD s’applique.
Pourquoi l’enregistrement du CSE relève-t-il du RGPD ?
L’article 4.1 du RGPD caractérise la notion de « données personnelles » : celles-ci désignent les voix, les noms, les opinions syndicales, les éléments de la vie professionnelle et bien d’autres éléments qui peuvent être exprimés lors d’une réunion de CSE.
Certaines de ces informations s’apparentent même à des données sensibles, au sens de l’article 9.1 du RGPD : arrêts maladie, inaptitudes, accidents du travail…
Enregistrer une réunion revient donc à collecter des données personnelles, à conserver un fichier audio ou vidéo et à permettre potentiellement l’accès à ces données. Par conséquent, l’enregistrement du CSE relève bien d’un traitement de données et se trouve soumis aux principes du RGPD.
La finalité du traitement
Dans son article 5.1.b, le RGPD impose un principe central : la limitation des finalités. Ainsi, la seule finalité légitime de l’enregistrement du CSE réside dans la rédaction du procès-verbal (PV) de la séance enregistrée.
Ce principe signifie que l’enregistrement ne peut pas servir à contrôler les élus ou les salariés. Par ailleurs, il ne peut pas être utilisé pour alimenter un dossier disciplinaire. Enfin, il ne peut pas faire l’objet d’une diffusion, d’un partage ou d’un archivage à d’autres fins que celles de rédiger le PV de CSE.
Pour le secrétaire du CSE, la finalité doit donc rester strictement opérationnelle : faciliter la prise de notes et garantir la fidélité du PV.
Le CSE comme responsable conjoint de traitement
Toutefois, le CSE et l’employeur apparaissent comme conjointement responsables du traitement des données enregistrées.
À ce titre, ils doivent garantir les éléments suivants :
- l’information préalable des participants : activation de l’enregistrement, finalité, durée de conservation ;
- le respect des droits d’accès et d’opposition ;
- la minimisation des données, avec la recommandation de privilégier l’audio à la vidéo ;
- la limitation de la conservation de l’enregistrement, avec sa destruction à l’adoption du PV.
Le rôle et les obligations du secrétaire de CSE
En résumé, lorsqu’il décide l’enregistrement du CSE, le secrétaire doit informer les participants avant le début de la réunion. Il doit également utiliser cet enregistrement uniquement pour rédiger le PV de la séance concernée.
Le secrétaire répond aussi à l’obligation de sécuriser le fichier audio en en restreignant l’accès et en le détruisant une fois le PV adopté. En outre, dans une logique de conformité, le secrétaire de CSE est appelé à documenter l’ensemble de ses pratiques en la matière.
Et RédaScop dans tout ça ?
En tant qu’agence de rédaction des débats spécialisée dans les PV de CSE, RédaScop accompagne les élus dans :
- la mise en conformité de leurs pratiques d’enregistrement de CSE ;
- la destruction systématique des enregistrements ;
- la rédaction fidèle, neutre et sécurisée des procès-verbaux ;
- la gestion des données sensibles présentes dans les débats.
Notre expertise repose sur une double exigence : rigueur juridique et qualité rédactionnelle.
